{"id":5863,"date":"2022-08-09T09:14:09","date_gmt":"2022-08-09T14:14:09","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sistemasaberes.com\/?p=5863"},"modified":"2023-04-12T11:28:54","modified_gmt":"2023-04-12T16:28:54","slug":"evita-inconvenientes-con-la-dian-que-es-la-facturacion-electronica-en-los-colegios","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sistemasaberes.com\/evita-inconvenientes-con-la-dian-que-es-la-facturacion-electronica-en-los-colegios\/","title":{"rendered":"Evita inconvenientes con la DIAN \u00bfQu\u00e9 es la facturaci\u00f3n electr\u00f3nica en los colegios?"},"content":{"rendered":"

Muchas instituciones tuvieron que verse forzadas a dos cosas a la vez. Primero a la facturaci\u00f3n; algo que para muchos era una cuesti\u00f3n desconocida, sobre todo las instituciones que ven\u00edan haciendo el tr\u00e1mite a papel de pagos y con recibos de caja. Siendo as\u00ed, el primer golpe que se dieron muchas instituciones fue que se vieron obligados a facturar y lo segundo fue que de manera electr\u00f3nica.<\/p>\n

En uno de nuestros Webinars, contamos con la presencia de dos expertos en el tema. Xiomara Florez y Juan Nicol\u00e1s Cedano;<\/em><\/strong>\u00a0quienes nos explicaron m\u00e1s espec\u00edficamente lo que significa esta implementaci\u00f3n en los colegios.<\/p>\n

\"Evita
Evita inconvenientes con la DIAN \u00bfQu\u00e9 es la facturaci\u00f3n electr\u00f3nica en los colegios<\/figcaption><\/figure>\n

\u00bfCu\u00e1les han sido los principales retos de los colegios con la sistematizaci\u00f3n electr\u00f3nica frente a la DIAN?<\/h1>\n

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Xiomara Florez; <\/em><\/strong>muchas veces se presenta que como instituci\u00f3n educativa piensan que al generar un documento mensual no es necesario entregarle al pap\u00e1 una factura electr\u00f3nica por esos cobros que est\u00e1 pagando. Eso es un error grave, porque con este proceso de facturaci\u00f3n electr\u00f3nica, como instituci\u00f3n educativa est\u00e1n obligados a hacerlo.<\/p>\n

\u00a1Ojo!<\/strong> el recibo impreso hoy ya no es v\u00e1lido. Los pap\u00e1s est\u00e1n en su derecho de exigirle a la instituci\u00f3n\u00a0 que se le entregue una factura electr\u00f3nica donde certifique que est\u00e1 generando unos pagos por unos servicios. Como colegio se debe cumplir con una entrega de un documento mensual donde le certifique pap\u00e1 que, efectivamente, est\u00e1 cancelando sus servicios educativos. Independiente de que el pap\u00e1 pague por anticipado<\/p>\n

Juan Nicol\u00e1s;<\/em><\/strong>\u00a0el decreto de 042 del 2020<\/em><\/strong>, lleg\u00f3 y desde ah\u00ed los colegios tuvieron implementar la factura electr\u00f3nica. Adem\u00e1s, en todo lo que conlleva la facturaci\u00f3n, donde se interpreta que muchos colegios est\u00e1n conformados tributariamente representados como personas naturales. As\u00ed que muchos pensaron que al ser persona natural no deb\u00eda declarar facturaci\u00f3n electr\u00f3nica, pero la resoluci\u00f3n indica que si recibes ingresos de m\u00e1s de 3500 UVT; eso en un colegio es un traduce a la matr\u00edcula de 200mil pesos, tarifa econ\u00f3mica, y que tenga 60 estudiantes. Siendo as\u00ed ya est\u00e1 obligado a hacer facturaci\u00f3n electr\u00f3nica.<\/p>\n

\u00bfLa facturaci\u00f3n electr\u00f3nica es para colegios privados o p\u00fablicos?<\/h2>\n

La facturaci\u00f3n electr\u00f3nica<\/strong><\/a> es para colegios p\u00fablicos y privados. Las instituciones oficiales, no cobran como tal por el servicio educativo; pero muchas veces se ven afectadas por el servicio complementario que ofrecen. Y no solo eso, sino tambi\u00e9n los servicios de documentaci\u00f3n. Cuando los estudiantes piden certificados y cuando el colegio presta otro servicio que no necesariamente son educativos; deben ser declarados como entidad y est\u00e1n obligados, hasta el m\u00e1s m\u00ednimo certificado. Es para todo el sector educativo<\/p>\n

Variables para elegir un software de cobro y cartera<\/h2>\n

Juan Nicol\u00e1s;<\/em><\/strong> seleccionar un software de gesti\u00f3n de cartera y de gesti\u00f3n financiera no es f\u00e1cil, eso no se puede delegar f\u00e1cilmente. Un colegio es una empresa muy especial porque las tarifas son por grados. Se le cobra a un tercero, es decir, no se le cobra al peque\u00f1o sino a la mam\u00e1.<\/p>\n

El sistema de facturaci\u00f3n electr\u00f3nica de la DIAN exige mucho trabajo manual. Si tienes 300 estudiantes debes hacer 300 matr\u00edculas manuales; muchas veces tendr\u00edas que contratar a alguien para que haga ese trabajo y de manera repetida; una ejecuci\u00f3n que saldr\u00e1 m\u00e1s costosa que contratar un software que sistematiza eso.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 pasa si los colegios no han iniciado con la facturaci\u00f3n electr\u00f3nica?<\/h2>\n

Xiomara Florez; <\/strong>os colegios que no han iniciado a facturar deben saber que van tarde y es una alerta. El proceso tuvo que iniciar desde agosto de 2020.<\/p>\n

Sin embargo, se puede empezar a hacer ahorita, lo importante es saber emitir las facturas pendientes. Lo cual es posible ante la DIAN, pero no con fecha de enero, ni con fecha de meses pasados porque a partir del anexo t\u00e9cnico 1.8 que la DIAN entreg\u00f3 se gener\u00f3 una restricci\u00f3n en el que la entidad dice:\u00a0 “Usted no me puede emitir una factura que tenga m\u00e1s de 10 d\u00edas hacia atr\u00e1s a partir de la fecha de emisi\u00f3n”.<\/p>\n

Datos que debe tener la factura electr\u00f3nica<\/h2>\n

La facturaci\u00f3n electr\u00f3nica se debe emitir a nombre de quien ante la instituci\u00f3n firma el contrato como responsable financiero. Si bien en el colegio los costos se manejan a nombre del estudiante, ellos tienen un responsable financiero y es a \u00e9l a quien se le debe emitir la factura, no al estudiante.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 debe tener la factura?<\/strong> Datos del receptor de la factura: tipo de documento (cc.nit, pasaporte o visa) nombre completo o raz\u00f3n social, sea persona natural o jur\u00eddica, direcci\u00f3n tel\u00e9fono, ciudad y departamento y adicional un correo electr\u00f3nico.<\/p>\n

Beneficios para el colegio tener sistematizada su informaci\u00f3n financiera<\/h2>\n

Xiomara Florez:<\/strong> el hecho de tenerlo sistematizado garantiza orden a nivel de cartera, se sabr\u00e1 qui\u00e9n cobra y qu\u00e9 cobra. Va a garantizar que no deben hacer doble trabajo,\u00a0 todo el proceso de factura que generen en Sistema Saberes queda como factura electr\u00f3nica y no dependen de una persona que revise doble vez.<\/p>\n

Vamos a minimizar el digitar y revisar la informaci\u00f3n, garantizamos que el proceso es completamente autom\u00e1tico y transparente. Ya dejamos de tener una persona operativa para que se convierta en alguien que audite el proceso.<\/p>\n

Juan Nicol\u00e1s:<\/em><\/strong> un sistema que facilita su proceso de cobro de cartera de gestiones financieras dentro del colegio. No basta con que hay que digital y trasladar la informaci\u00f3n para cumplir con la DIAN. Sino que basta con tener la informaci\u00f3n clara para tomar decisiones administrativamente inteligentes con respecto al manejo de los colegios.<\/p>\n

Saber c\u00f3mo se va a cubrir la n\u00f3mina, tener claro c\u00f3mo el flujo de caja sirve para cumplir con las obligaciones. En ese orden de ideas debemos tomar decisiones sabias y para eso la informaci\u00f3n debe estar clara.<\/p>\n

Cuando contratas un servicio como el que ofrecemos con la alianza de TAXXA<\/strong>, tienes la posibilidad de cobro organizado, al alcance de un solo clic. No tienes que hacer m\u00e1s y si lo complementas con servicios de pago en l\u00ednea<\/strong> ni siquiera debes descargar la informaci\u00f3n de tu banco. Autom\u00e1ticamente el sistema te dice quien sigue al d\u00eda y qui\u00e9n no.<\/p>\n

Si quieres mantener a tu colegio eficiente, a tu personal enfocado en c\u00f3mo ser m\u00e1s inteligente a tu instituci\u00f3n, debes procurar que esos reprocesos no existan en tu gesti\u00f3n escolar, sino procura a la automatizaci\u00f3n.<\/p>\n